La pandemia del COVID-19 nos ha obligado en GetPlus, así como en muchas otras empresas, a exprimir al máximo nuestra creatividad para buscar soluciones que resolvieran los problemas que suponen las limitaciones de desplazamientos o la distancia social. Realizamos muchas negociaciones con propietarios de locales comerciales y naves para la optimización de inmuebles y, de un día para otro, hemos tenido que desarrollar toda la negociación por email. ¿Te ha ocurrido lo mismo? Te contamos varios tips de negociación vía email que hemos aplicado para poder seguir cerrando acuerdos.
¿Qué dificultades se plantean al negociar exclusivamente vía email?
Existen varios aspectos que debes considerar en una negociación vía email y que suponen un reto, son los siguientes:
- No ves la cara a la otra parte por lo que no puedes conocer sus reacciones y no recibirás información no verbal.
- Pueden surgir errores de interpretación puesto que no escribimos como hablamos.
- En los correos electrónicos es bastante habitual mezclar temas, de manera que se crea confusión.
- Una de las personas puede no responder a determinadas cuestiones que en un cara a cara no sería fácil esquivar.
Tips de negociación vía email
Para evitar todos los problemas anteriores en una negociación vía email puedes seguir algunos consejos que hemos aplicado en GetPlus en nuestro día a día y que nos han ayudado a cerrar negociaciones más rápido
- Trata solo un tema por email. Los correos electrónicos deben estar claros y la información debe clasificarse correctamente. Para lograrlo deberás tratar solo un tema por email de manera que la otra parte te de una respuesta clara. Además, es importante que la información esté ordenada y queden claros los puntos importantes de la negociación.
- Cuida el tono de tus mensajes. Es evidente que el tono es fundamental cuando hablamos, una misma frase puede cambiar totalmente de significado. En los textos escritos el tono no se transmite por lo que es necesario tener cuidado con cómo decimos las cosas. Por ejemplo, no es lo mismo decir “Es imposible que aceptemos sus condiciones”, que decir “Me temo que es muy complicado que aceptemos sus condiciones”. ¿Ves la diferencia? El tono del mensaje lo das con las palabras que utilizas.
- Impulsa la empatía. Los correos no tienen por qué ser distantes respecto a la otra persona, intenta ser empático, enviar mensajes que hagan ver a la otra persona que la entiendes y que te interesas por ella.
- Cuidado con las ambigüedades. En una negociación vía email un mensaje con una información ambigua se puede interpretar de forma negativa, para evitar este problema, lee en voz alta tu correo, si no transmite lo que quieres decir en un tono positivo, guárdalo como borrador y vuelve a leerlo antes de enviarlo.
- Si hay una interpretación negativa, llama por teléfono. El antiguo dicho de “Hablando se entiende la gente” es una gran verdad. Muchas veces surgen conflictos con la otra parte de la negociación por malos entendidos que se podrían resolver con una simple llamada. Cuando notes que la negociación se puede bloquear llama a la otra parte y mantén una conversación distendida.
Tal y como has visto la negociación vía email se enfrenta a retos que no existen o son diferentes cuando se negocia cara a cara. Para hacer frente a esos retos y lograr acuerdos es importante adaptarse y utilizar los puntos positivos que la negociación por correo electrónico nos proporciona.
Autor:
Beatriz Louzao
Formadora en Negociación
Entusiasta del continuo aprendizaje en temas de Negociación Nacional e Internacional
Experta en Negociación en Retail
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